UNA GUÍA SENCILLA PARA DOMINAR LAS TAREAS DIFICILES Y ACABAR CON EL HÁBITO DE LA PROCRASTINACIÓN.
¿Qué es la procrastinación?
¿A cuántas personas conoces que esperan hasta el último minuto para completar una tarea? Alguien puede llamarlo el arte de hacerlo todo en poco tiempo. Pero es procrastinación: el hábito perjudicial de retrasar las cosas. Y suele tener un impacto negativo en tu vida.
¿Quieres saber el mayor secreto? La mayoría de las veces, la gente pospone aquello que no le gusta o le hace sentir incómodo. Por ejemplo, puede ser una llamada de trabajo, la redacción de un informe o los quehaceres domésticos.
Sin embargo, en lo que respecta a tu salud, la procrastinación puede poner en peligro tu vida. Mira cómo puede ocurrir. Una vez, el padre de Steve Scott sintió dolor en el pecho, pero decidió postergar su visita al médico. Más tarde fue a un hospital y descubrió que necesitaba una intervención quirúrgica urgente, que no podía esperar ni un par de días y que acabó salvándole la vida. No habría sobrevivido si hubiera retrasado su visita un poco más.
No obstante, no se trata solo de salud. También puede ser un obstáculo para alcanzar tus principales objetivos vitales. Desarrollar el hábito de la antiprocrastinación requiere un enfoque en el que des cada paso deliberadamente. Dedica tiempo a hacer los ejercicios y a practicar las rutinas.
“Transforma la información que conoces en un plan para eliminar las tendencias postergadoras.“ — Cómo dejar de procrastinar – Una guía sencilla para dominar las tareas difíciles y acabar con el hábito de la procrastinación
Scott quiso aprender más sobre la procrastinación cuando se dio cuenta de lo improductivo que era en su día a día. Aunque podía establecer y alcanzar objetivos a largo plazo, su lista de quehaceres diarios básicos se resentía. Siempre pasaba tareas sencillas, como pagar los impuestos a tiempo, a la lista de algún día lo haré, hasta que este hábito afectó gravemente a su cartera. Un año, olvidó presentar una prórroga de las tasas de su empresa y tuvo que pagar más de dos mil dólares de multa. Este incidente demuestra que algunas costumbres son demasiado caras.
Este costoso error lo impulsó a desarrollar un sistema de planificación para realizar a tiempo las tareas a corto y largo plazo. De su experiencia puedes aprender importantes lecciones. Descubrirás estrategias para mantenerte en el buen camino y evitar que la procrastinación arruine tu productividad.
Conoce a tus enemigos
Todo el mundo tiene sus motivos para posponer una tarea, pero aquí tienes algunos de los más usuales. ¿Tienen algo en común con los tuyos?
Perfeccionismo. Tiene que ver con el miedo a cometer errores. Es habitual que las personas con mentalidad poco flexible crean que sus habilidades son las que son y no pueden desarrollarse con trabajo duro. Por lo tanto, renuncian a intentarlo al no poder conseguir que su trabajo sea perfecto.
Miedo a lo desconocido. Cuando prefieres no saber la verdad y evitarla a cualquier precio. Pero te sale el tiro por la culata con resultados adversos, especialmente en lo que se refiere a cuestiones de salud.
Retraso. Te aseguras a ti mismo que no completar esta tarea ahora no afectará a tu éxito futuro. Lo hará. ¿Recuerdas la historia de Scott y el pago de impuestos?
Enfocarse en tareas fáciles. Cuando completas algo fácil, te da energía y una sensación de éxito.
Falta de motivación. Cuando sientas que tu interés decae, recuérdate a ti mismo tu propósito mayor para acabar el proyecto.
“La falta de motivación surge cuando no se comprende la importancia de una tarea.“ — Cómo dejar de procrastinar – Una guía sencilla para dominar las tareas difíciles y acabar con el hábito de la procrastinación
No sabes cómo empezar. Puede que el trabajo sea nuevo, muy complejo o demasiado difícil. La solución es dividir tu complicado proyecto en partes más pequeñas. Anótalas, priorízalas, organiza y revisa tu lista, y hazlas una por una.
Te distraes. Utiliza aplicaciones como Self-Control o Freedom para evitar navegar por Internet o pasar tiempo en las redes sociales. Deshazte de los juegos de tu celular y desconéctate de Internet siempre que necesites concentrarte. También puedes cambiar al modo avión para evitar las notificaciones y utilizar auriculares con cancelación de ruido. Incluso podrías cerrar la puerta de tu habitación u oficina.
No tienes tiempo suficiente: Puedes solucionar esto de dos maneras. Revisa cómo planificas tu horario y encuentra minutos extra. Haz un pequeño esfuerzo que te lleve un rato en lugar de horas, y poco a poco conseguirás algún progreso. ¿No tienes tiempo para un entrenamiento de todo el cuerpo? Da un paseo de quince minutos. Un pequeño paso es mejor que nada.
¿Sabías que…? Según el profesor Piers Steel de la Universidad de Calgary, en 1978 solo un 5 % de los estadounidenses se consideraban procrastinadores, pero en 2007 esta cifra aumentó al 26 %.
Identifica tus proyectos principales utilizando la regla 25-5
El método Cómo dejar de procrastinar de Steve Scott requiere que escribas todos los compromisos y objetivos que quieres cumplir durante el año siguiente. Incluye proyectos laborales y personales, asuntos médicos, planes de vacaciones, hábitos que crear, acontecimientos importantes y cuestiones que hayas estado posponiendo. Utiliza una aplicación o un cuaderno y ten esta lista a tu lado. Esta tarea puede ser complicada, ya que exige un alto nivel de dedicación, pero también es gratificante. Te ayudará a priorizar y a enfocar tu atención en las principales iniciativas.
Utiliza la regla 25-5. La primera etapa consiste en escribir veinticinco objetivos que quieras alcanzar en los próximos años. Después, elige cinco de los más importantes. Haz que esos sean tu prioridad, y evita a toda costa dedicar tiempo al resto de la lista. Aquí no hay compromisos. Debes identificar estos cinco proyectos para que coincidan con tus creencias personales, así que intenta identificar primero tus valores fundamentales. Pueden ser tu familia, tu carrera, tu matrimonio, tu espiritualidad o tus finanzas.
“Revigoriza tu mente, sepárala de las creencias de los demás y enfócate en tu perspectiva.“ — Cómo dejar de procrastinar – Una guía sencilla para dominar las tareas difíciles y acabar con el hábito de la procrastinación
La segunda etapa de la utilización de esta regla está relacionada con tus valores. Piensa en el momento más feliz de tu vida. ¿Qué fue lo que te hizo sentir así? Tus valores estarán muy a menudo entre las causas. Muestran qué personas, acontecimientos, logros, pensamientos y experiencias son «tuyos» y cuáles no. Los valores principales te ayudarán a comprender cómo quieres ver tu propia vida en el futuro.
Una vez tengas tu enumeración de objetivos para el próximo año, hazla coincidir con tus principios para depurarla hasta que tengas tus cinco proyectos principales. Dedica los próximos meses a trabajar solo en ellos. Procrastinarás a propósito con el resto de tus objetivos de la lista, pero ahora tienes que pensar en el resultado que deseas.
“El miedo a cometer errores es real, y puede hacer que la gente deje para otro día algunas de sus obligaciones importantes.“ — Cómo dejar de procrastinar – Una guía sencilla para dominar las tareas difíciles y acabar con el hábito de la procrastinación
Convierte los proyectos en objetivos SMART trimestrales
Utiliza el acrónimo SMART para elegir tus criterios. Esto significa que tu objetivo debe ser específico, medible, alcanzable, relevante y limitado en el tiempo. Al final, elabora un plan con detalles, como quién participa en el proyecto y dónde tendrá lugar, enfocado en lo que necesitas y con un plazo concreto.
Mantén tu atención en estos cinco proyectos principales. No cedas a ninguna otra oportunidad que te distraiga de tu objetivo. Cuanto más específico sea tu plan, más confianza tendrás en su ejecución y menos miedo al fracaso. Por lo tanto, los cinco objetivos deben ser factibles —tienes los recursos para cumplirlos— y estar descritos con precisión, de forma que sea posible evaluar su ejecución tras su consecución.
A continuación, convierte tus proyectos principales en objetivos SMART. Por ejemplo, el de pasar más tiempo con tu familia. Para conseguirlo, apagarás la computadora todos los días a las cinco de la tarde, no trabajarás los fines de semana, dedicarás dos horas a estar con tus hijos, saldrás con tu pareja dos veces al mes, etc.
Tómate un tiempo al final de la semana laboral o durante el fin de semana para revisar tus progresos hacia el objetivo deseado en los últimos cinco días. Siempre podrás ajustar tus proyectos o incluso desviar tu atención hacia otro si tus intereses cambian.
“Procrastinamos cuando no sabemos cómo empezar: escribe una lista de acciones a ejecutar para cada proyecto.“ — Cómo dejar de procrastinar – Una guía sencilla para dominar las tareas difíciles y acabar con el hábito de la procrastinación
Recuerda dar los pasos de uno en uno. Utiliza una aplicación como Evernote o Todoist para tenerlo todo junto. Puedes añadir fotos, vídeos y cualquier formato digital a tu libreta de Evernote. Todoist es más para gestionar diferentes listas, desde una personal a otras separadas para cada uno de tus proyectos.
Reserva unos minutos diarios para revisar tus logros. La clave aquí es la coherencia. Aparte de las revisiones diarias y semanales, guarda algo de tiempo para evaluar tus objetivos trimestrales y cambiarlos si es necesario.
Aprende a decir «no» pronto y educadamente
¿Qué te gustaría ver en tu obituario, que trabajabas demasiado y lo asumías todo, o que tenías éxito en las áreas que querías? Claro, contestarás que esto último. Rechaza todas las iniciativas y tareas que no se alineen perfectamente con tus proyectos principales. Al hacerlo, no te sentirás abrumado con enormes cargas de trabajo, una causa habitual de procrastinación.
“Dices «no» a tus proyectos principales siempre que aceptas algo nuevo.“ — Cómo dejar de procrastinar – Una guía sencilla para dominar las tareas difíciles y acabar con el hábito de la procrastinación
Prueba estas prácticas para dominar el decir «no» sin tener problemas en el trabajo ni sentir que rechazas a la gente.
- Sé educado y sincero, y explica lo antes posible que no estás disponible para realizar ese cometido. Si tienes buena relación con algunos de tus compañeros, puedes contarles tu estrategia para alcanzar objetivos y luchar contra la procrastinación. Tu ejemplo puede inspirarlos.
- Combina las tareas domésticas o secundarias con las más importantes para ti. Te ayudará relacionarlas con tus principales planes; por ejemplo, cocinar mientras pasas tiempo con tu familia.
- Tómate un momento para comparar las peticiones que recibes con tus proyectos y resultados más relevantes. Si no se alinean, recházalas. Considera también por qué quieres emprender un nuevo proyecto en lugar de algo que ya tienes en tu lista de tareas pendientes. Podría ser una señal para cambiar tus objetivos básicos. Considera si te gustaría sacrificar tu tiempo por otra actividad, como una afición o un rato de ocio.
- Piensa en qué afectará a tu negocio o a la empresa para la que trabajas. Organiza un encuentro con tu equipo, compañeros o supervisor, y explícales los motivos. Admite que no puedes hacer frente a la carga de trabajo y que quieres concentrarte en tus prioridades. Puedes eliminar asuntos innecesarios, delegar ciertos deberes y saltarte algunas reuniones.
- Toma decisiones sobre los valores que realmente importan.
“Trabajas duro en tus objetivos cada día. ¿Cuál es el problema? Algunas personas nunca dan un paso atrás para comprender el «porqué» que hay detrás de cada objetivo.“ — Cómo dejar de procrastinar – Una guía sencilla para dominar las tareas difíciles y acabar con el hábito de la procrastinación
Puedes vencer la procrastinación con varias prácticas
Ciertas estrategias pueden ayudarte a ponerte en marcha, incluso en los momentos en los que te falte motivación.
Puedes solucionar todas las urgencias lo antes posible. Desatenderlas podría conducir a resultados catastróficos, así que es mejor abordarlas de inmediato. También puede resultarte útil hacer sesiones diarias de repaso. Te ayudarán a recordar qué tareas son esenciales. Dedicando unos cinco o diez minutos al día, sabrás lo que tienes que conseguir y lo que puedes programar para otro momento.
Elige dos o tres de las tareas más importantes del día para mantenerte en el buen camino y comprométete a terminarlas al final de la jornada. ¡Date una palmadita en la espalda cuando lo hagas! Sería útil terminar lo más complejo, y luego trabajar a partir de ahí. Pero también puede que prefieras resolver las cuestiones más rápidas primero. Si solo te llevarán dos minutos, es mejor hacerlas que añadirlas a tu lista de pendientes. O si únicamente necesitan varias acciones sencillas adicionales, hazlas inmediatamente.
Acostúmbrate a dedicar poco tiempo al día a tareas complejas. Pueden ser quince o veinte minutos. Así será más fácil persuadirse de hacerlo, sobre todo cuando se trate de cuestiones desagradables. Eso sí, por supuesto que siempre habrá trabajos que no nos gusten. Para superarlo, relaciona las acciones con recompensas. Cuando surja algo incómodo, asócialo a tu rutina favorita para facilitarlo.
Los objetivos también son importantes. Por lo que conecta tus proyectos con metas más grandes. Aunque parte de tu plan incluya tareas que no te gustan, valdrá la pena. Esto es especialmente relevante si tiendes a relajarte antes de hacer las cosas.
Si necesitas trabajar más en la gestión del tiempo, considera estas prácticas:
- Aplica la regla del 80/20. Solo el 20 % de tu esfuerzo produce el 80 % de los resultados. Enfócate en las actividades que tienen consecuencias y estructura tu horario de acuerdo con ellas.
- Utiliza Google Calendar para planificar tus actividades, dedicando entre treinta y sesenta minutos a cada una.
- Planifica tiempo para tus hobbies.
- Deja un rato libre para pensar en las ideas que te vengan a la cabeza, escribe un plan de acción para ellas si es posible, o ponlas en un archivo para revisarlas cada mes.
Elimina todas las distracciones cuando te enfoques en un trabajo que exija una gran concentración.
“Conclusión“
La procrastinación puede parecer inofensiva, pero te impide alcanzar los objetivos y sueños de tu vida o incluso podría poner en peligro tu salud en el caso de afecciones médicas. Para superarla, necesitas autodisciplina y trabajo duro. Cuando sabes lo que tienes que hacer y por qué, es mucho más fácil centrarte y conseguirlo. La claridad es vital.
La lección principal es poner en práctica los ejercicios y rutinas que acabas de aprender. Superar la procrastinación es un trabajo duro, aunque ¿quién dijo que no es gratificante? Evita todas las distracciones y enfócate en tu objetivo. No solo elimina el estrés y la ansiedad, sino que libera tiempo que puedes dedicar a cosas realmente valiosas. Descubrirás que tienes más horas para disfrutar con tus seres queridos y hacer lo que deseas simplemente echando la procrastinación de tu vida.
Recuérdate a ti mismo lo mucho que aún quieres conseguir, ver y sentir en esta vida. No dejes que el miedo a lo desconocido o las dudas sobre ti mismo se interpongan en el camino hacia la realización de estos deseos. Evita el perfeccionismo, busca motivación, inspírate en tus éxitos y sigue avanzando. No dejes tu vida para más adelante. Si ahora tienes poco tiempo para todas las cosas emocionantes, ¿cuándo podrás encontrarlo?
Prueba esto
- Identifica tus cinco proyectos principales y enfócate exclusivamente en ellos.
- Elimina todo el desorden y las distracciones, y no accedas a nada que te quite concentración o tiempo.
- Controla tus progresos con una serie de acciones y revisiones semanales. Cíñete a tu plan, aunque solo dispongas de cinco minutos.
SEGUIMOS……